quarta-feira, 9 de dezembro de 2009

Funções do Gestor

  1. Planejar: definir o futuro da empresa, o ponto onde se quer chegar;
  2. Organizar: tornar responsabilidades e graus de autonomia claros a todos os integrantes da empresa;
  3. Liderar: influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados; e
  4. Controlar: acompanhar as atividades de forma a garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios.



Função Organização

Em sentido geral organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações. Em Administração, organização tem dois sentidos:
Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.
Segundo Montana (2003, p. 170) organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa.


A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma.
Segundo Maximiano(1992)uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.
Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar estes órgãos chama-se de departamentalização.
Do grego "organon", organização significa instrumento, utensílio. De acordo Bilhim (2006) "a organização é uma entidade social, conscientemente coordenada, gozando de fronteiras delimitadas que funcionam numa base relativamente contínua, tendo em vista a realização de objectivos comuns". Sobrevivência e crescimento (metas e objectivos) é o que a maioria ambiciona. Objectivos que exigem grupos de duas ou mais pessoas, que estabelecem entre eles relações de cooperação, acções formalmente coordenadas e funções diferenciadas, hierarquicamente hierárquica.

Etapas do estudo organizacional

1ª etapa: Definir o objeto de estudo;
2ª etapa: Sensibilização;
3ª etapa: Promover a pesquisa preliminar;
4ª etapa: Planejamento da ação;
5ª etapa: Execução;

Através de três instrumentos: entrevista, questionário, observação pessoal ou direta.

Entrevista

Vantagens
Obter críticas e sugestões;
Exposição oral de pontos de vista;
Obter um maior conhecimento da unidade (seção, setor) ou cargo em análise;
Obter informações que estão "guardadas" apenas na memória do entrevistado;
Alternativa de análise (não conclusiva) da atitude e capacitação profissional do entrevistado; e
Estimula o raciocínio de ambos: entrevistador e entrevistado.


Desvantagens
Dificuldade de fazer anotações ao longo da entrevista;
 Freqüência de palpites e adivinhações; e
 Possíveis envolvimentos de natureza emocional.


Questionário

Vantagens
Você poderá obter informações ao mesmo tempo em que exerce outras atribuições de seu cargo;
 Período quase sempre elástico para respostas; e
 Melhor e/ou maior detalhamento das respostas.


Desvantagens
Inibe críticas e sugestões;
Resistência ao preenchimento;
Emissão de informações não confiáveis;
Dupla interpretação de uma mesma pergunta; e
Lentidão na tomada de informações.

Observação Pessoal ou Direta

Vantagens
Forma de comparar as informações de entrevistas e questionários com a realidade;
Melhor receptividade às sugestões do responsável pelo estudo; e
Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.


Desvantagens
Processo demorado;
Impressões errôneas;
Perturbação dos trabalhos regulares;
Falta de tempo para entrevista; e
Não pode ser um instrumento único de tomada de informações, nunca mesmo.


6ª etapa: Identificação dos principais problemas e demandas;


7ª etapa: Formular (e escolher) alternativas de ação;

8ª etapa: Implementação; e

9ª etapa: Reavaliar.

Projetos

Definição

“um empreendimento (conjunto de ações) não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade”. (Vargas, 2002).


Elaboração específica de projetos:

1ª fase: Iniciação;
2ª fase : Planejamento;
3ª fase : Execução;
4ª fase : Controle;
5ª fase : Finalização.


Características
  • Ágil;
  • Mutável;
  • Previsível;
  • Sucinto;
  • Temporário.


Fluxograma

Definição:“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo”. (Oliveira, 2002).


Vantagens



  • Permitir verificar como funcionam, realmente, todos os componentes de um sistema, eletrônico ou não, facilitando a análise de sua eficácia;
  • Entendimento mais simples e objetivo do que o de outros métodos descritivos;
  • Facilitar a localização das deficiências;
  • O rápido entendimento de qualquer alteração que se proponha nos sistemas existentes.


Objetivo



Assegurar a fluidez da movimentação de processos e manter os limites de decisão dentro de princípios que não permitam a ineficiência e ineficácia de todo o processo.

 Segundo Harry Miller (1988)



  • Identificar a utilidade de cada etapa do processo;
  • Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações;
  • Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam;
  • Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo.

Função Liderança



Liderança é o poder de agregar pessoas, criando uma visão e fornecendo a motivação e as metas necessárias para atingi-la. Está inserida em diversas áreas da sociedade. Seja política, religião, esportes e áreas administrativas não importando se pública ou privada. A liderança deverá permitir à equipe vislumbrar oportunidades de crescimento e desenvolvimento. Incentivando, mostrando que é possível ,adotando uma postura de otimismo e entusiasmo. O verdadeiro líder é aquele que passa e conquista a confiança de seu subordinado, é o espelho para seu liderado. Ao mencionar a expectativa de lucro, a liderança deverá buscar o comprometimento da equipe por meio da real possibilidade de participação de seus membros no benefício gerado pelo resultado atingido. Nenhuma organização consegue manter um bom nível de produtividade sem uma equipe de profissionais bem preparados.
 O Treinamento e Desenvolvimento devem ser pensados como recurso estratégico que pode impulsionar a organização. Hoje em dia o bem mais precioso que as organizações têm são as pessoas porque estamos na era da informação, e máquinas são apenas “maquinas” a tecnologia não age como foco principal a ênfase está nas pessoas, pois perceberam que elas que tão resultados para as organizações. E quando as organizações decidem implantar o sistema de Gestão de Pessoas, vai necessitar de pessoas com lideranças. Por que elas vão oferecer instrumentos ou ferramentas necessárias à mudança para que elas possam cumprir as metas estabelecidas já inseridas neste novo paradigma. Quanto ao papel do líder não existe uma receita certa nem pronta para conduzir uma equipe, cada empresa possui sua realidade e uma cultura que devem ser respeitadas e geridas de forma consciente. É necessário muito cuidado para não confundirmos a liderança com a arte de agradar e de demonstrar simpatia para as pessoas. Geralmente, em toda liderança sempre existirá tomadas de decisões que podem agradar ou não as pessoas.


O verdadeiro líder é aquele que sabe o que precisa ser feito e faz. O líder é servidor de uma causa, de uma obra. Sua missão é organizar e entusiasmar um grupo de pessoas para juntos servirem a uma causa maior, ou seja, o ambiente ou contexto onde estiver inserido.

Função Controle

Como as organizações não operam na base da improvisação e nem ao acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Elas requerem considerável esforço de controle em suas várias operações e atividades. O controle constitui a última das funções administrativas, vindo depois do planejamento, da organização e da direção. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente.


A função administrativa de controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização. O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as estratégias para alcançá-los e estabelecer os plano de ação. A organização serve para estruturar as pessoas e recursos de maneira a se trabalhar de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira possível. Por fim, o controle serve para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo.




A pergunta que geralmente se faz dentro de uma organização é: como estamos indo? Em que ponto estamos agora? A pergunta é válida, pois os resultados nem sempre ocorrem de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Torna-se necessária uma função administrativa que possa monitorar, acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos. O controle é algo universal: todas as atividades humanas - quaisquer que sejam - sempre fazem uso do controle, consciente ou inconscientemente. Quando uma pessoa dirige o automóvel, dança ou escreve uma carta, ela compara continuamente a direção, o ritmo ou o significado; e se a atividade de dirigir o carro, dançar ou escrever a carta não estiver de acordo com seus planos, ela efetua as devidas correções. O controle consiste basicamente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. A essência do controle reside em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados. Quando se fala em resultado, pressupõe-se que eles sejam conhecidos e previstos. Isso significa que o conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento. Aliás, os controles requerem planos. Na verdade, o controle é o outro lado da moeda do planejamento.

O controle verifica se a execução está de acordo com o que foi planejado: quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, tanto mais fácil será o controle. Quanto mais complexo o planejamento e quanto maior for o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo será o controle. Quase todos os sistemas de planejamento trazem em seu bojo o seu próprio sistema de controle. Através da função de controle, o administrador assegura que a organização e seus planos estejam na sua trilha certa.




O desempenho de uma organização e das pessoas que a compõem depende da maneira como cada indivíduo e cada unidade organizacional desempenham seu papel e se movem para alcançar os objetivos e metas comuns. O controle é o processo pelo qual são fornecidas as informações e retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. É a atividade integrada e monitorada que aumenta a probabilidade de que os resultados planejados sejam atingidos da melhor maneira.

Organograma

Definição

É o gráfico representativo da estrutura organizacional formal num dado momento, sendo um instrumento facilitador para a melhor compreensão do todo.


Objetivo
  • Demonstrar por meio gráfico:
  • A divisão do trabalho;
  • A relação superior-subordinado;
  • Funções relevantes de algumas ou todas as unidades.


Bibliografia














Função Planejamento


Compreende a execução de atividades de apoio a clientes no embasamento das decisões relacionadas à Tecnologia da Informação. Tais atividades vão desde os passos iniciais, onde são identificadas as opções aplicáveis, até o acompanhamento da evolução técnica e mercadológica da solução.
Dentre os principais tópicos abordados no planejamento de TI, destacam-se:
  • Levantamento das áreas passíveis de informatização.
  • Análise de viabilidade de informatização nos diferentes processos.
  • Caracterização das prioridades dos projetos em consonância com a estratégia global da empresa.
  • Dimensionamento dos recursos materiais e humanos envolvidos no projeto.
  • Caracterização e avaliação dos equipamentos existentes e disponíveis, necessários ao projeto, e identificação dos potenciais fornecedores.
  • Caracterização e avaliação do ambiente técnico operacional projetado e dos fornecedores.
  • Elaboração do planejamento global no horizonte adequado à empresa.